Lavallée Services Financiers inc (LSF) agit comme intermédiaire, soit entre des assureurs de personnes et des clients ou entre des organismes de placement collectifs (compagnies de fonds mutuels) et des clients.
Dans l'exercice de ses responsabilités, LSF doit recueillir des renseignements personnels et confidentiels relatifs aux clients et qui sont nécessaires pour l'exécution de ses tâches.
LSF est résolue à protéger les renseignements personnels recueillis auprès des clients. La présente politique explique les pratiques de collecte, d'utilisation et de divulgation des renseignements personnels à l'égard des clients, ainsi que les mesures adoptées pour nous assurer qu'ils soient traités adéquatement.
Les politiques et les pratiques que nous avons mises en place ont été élaborées en fonction de leur conformité avec les principes édictés dans les lois applicables au Québec pour veiller à la protection des renseignements personnels et leur confidentialité. Plus particulièrement, la loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (LRQ Chapitre P-39.1) trouve application, ainsi que la réglementation connexe, et LSF est déterminée à respecter ces principes.
Les termes « renseignements personnels » signifient :
Est un renseignement personnel, tout renseignement qui concerne une personne physique et permet de l’identifier;
Donc cette définition fait référence à toute information qui permettrait de vous identifier tels : votre nom, votre adresse, votre numéro de téléphone, votre adresse de courrier électronique, votre numéro de télécopieur ou toute autre information pouvant servir à communiquer avec vous ainsi que les informations de nature financière portant sur vous ou votre conjoint, de l’information liée à votre occupation et à celle de votre conjoint ainsi que les informations concernant votre crédit, vos instructions financières ou votre état de santé.
Cette notion ne concerne pas les renseignements relatifs aux compagnies et aux autres personnes morales
Nous recueillons des renseignements personnels conformément aux lois applicables et d’une manière fidèle à l’éthique. Nous ne recueillons que les renseignements nécessaires et utiles, directement ou indirectement, pour remplir nos fonctions afin de nous permettre d’accomplir nos tâches et responsabilités.
En conséquence, nous sommes tenus de protéger la confidentialité des renseignements personnels auxquels nous avons accès.
Nos politiques et procédures visant la protection de ces renseignements sont strictes et nous avons désigné des personnes responsables de veiller au respect de ces politiques et procédures.
Tous nos employés ont adhéré, comme condition d’emploi, à des principes d’éthique dont un des principes fondamentaux est de maintenir en tout temps la confidentialité, la sécurité et le caractère privé de l’information des dossiers de chaque client.
Également, de façon continue, nous nous assurons que notre personnel reçoive une formation adéquate et pertinente et qu’il soit régulièrement informé des changements apportés aux procédures de notre entreprise concernant la gestion et la protection de vos renseignements personnels.
Lorsque vous traitez avec l’un de nos conseillers (en assurance de personnes) ou l’un de nos représentants de courtier (épargne collective), ceux-ci vous demandent des renseignements personnels pour diverses fins :
Lors de l’ouverture d’un compte en épargne collective ou lors de la signature d’une proposition d’assurance de personnes, en signant les documents appropriés, vous attestez que vous consentez à la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels.
Il est de votre droit, si vous en manifestez le désir, de refuser la collecte, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels. Vous pouvez également retirer votre consentement en tout temps par la suite, sous réserve de restrictions prévues par une loi ou par un contrat et d’un préavis raisonnable. Dans plusieurs cas, la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels sont nécessaires à la bonne gestion ou l’administration appropriée de vos dossiers ou à la délivrance de services continus en lien avec votre dossier. Dans ces circonstances, vous devez savoir que nous pourrions être forcés de fermer votre dossier ou de cesser de vous offrir un produit ou un service.
Vous pouvez en tout temps mettre fin à votre consentement si :
Nous ne recueillons que les renseignements nécessaires et dont nous avons besoin pour traiter votre dossier. Il est possible que nous vous demandions les renseignements suivants :
Vos renseignements personnels ne doivent pas être utilisés ou communiqués à d’autres fins que pour celles auxquelles ils ont été recueillis, à moins que vous n’y consentiez ou que la loi ne l’exige. Nous ne devons conserver les renseignements personnels qu’aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins déterminées. La destruction de ces renseignements se fait de façon sécuritaire afin de respecter leur protection dans le but d’assurer leur confidentialité.
Sous aucune considération et en aucun cas nous ne vendons ou ne donnons des listes de nos clients à d’autres entreprises pour leur propre usage.
Dans le but d’exécuter convenablement le mandat qui nous est confié, il est possible que nous transmettions à des tiers les renseignements personnels obtenus à votre sujet, notamment dans les cas suivants:
Nous ne tenons des dossiers contenant vos renseignements personnels que tant qu’ils sont requis pour nos relations commerciales, conformément à nos politiques internes de conservation des documents ou aux normes légales et réglementaires. Ces dossiers seront conservés par votre conseiller ou représentant de courtier en épargne collective avec lequel vous faites normalement affaire, par le Service de la conformité de LSF ou par nos fournisseurs de services.
Des procédures rigoureuses pour la conservation de vos renseignements personnels sont appliquées et nous éliminerons les renseignements personnels dont LSF n’a plus besoin aux fins précisées.
Nous pouvons communiquer des renseignements personnels à des autorités juridiques ou réglementaires dans le cas où nous suspectons des activités de blanchiment d’argent, un délit d’initié, une pratique commerciale manipulatoire ou trompeuse ou d’autres activités criminelles, pour déceler et prévenir la fraude ou pour satisfaire aux exigences de la législation ou de la réglementation d’instances gouvernementales, d’organismes de réglementation ou d’autres organismes d’autoréglementation. Nous pouvons aussi être amenés à communiquer des renseignements personnels pour respecter une obligation légale (par exemple, ordonnance d’un tribunal) ou pour protéger notre actif (pour le recouvrement de comptes en souffrance, par exemple). Lorsque nous devons transmettre des renseignements personnels pour ces raisons, nous ouvrons un dossier qui précise quels renseignements ont été communiqués, quand, à qui et pourquoi.
Nous nous engageons à maintenir l’exactitude des renseignements personnels et veillons à ce qu’ils soient complets et à jour. Nous tentons de prendre toutes les mesures raisonnables pour maintenir leur exactitude. Si vous constatez des erreurs dans nos données ou si les renseignements qui vous concernent sont modifiés, vous devez en aviser immédiatement votre conseiller avec lequel vous traitez ou encore LSF pour que nous apportions les changements nécessaires. Nous apporterons les modifications nécessaires à votre dossier si vous établissez que les renseignements personnels qu’il contient sont incomplets, inexacts ou ambigus.
Nous ferons de notre mieux pour informer de ces changements ceux à qui nous avons communiqué des renseignements et ce, dans les meilleurs délais possibles.
Si nous n’acceptons pas d’apporter les modifications que vous demandez, vous pouvez contester notre décision. Veuillez vous reporter au principe 10 plus bas pour savoir comment porter plainte.
Pour avoir accès à vos renseignements personnels, pour corriger des renseignements personnels, pour présenter une demande de renseignements ou pour déposer une plainte, veuillez vous adresser à nous par écrit en transmettant votre demande à l’adresse indiquée au principe 10.
Nous appliquons des mesures de sécurité très strictes pour protéger vos renseignements personnels contre tout accès non autorisé, peu importe le format sous lequel nous les détenons. Nous nous efforçons à adapter nos mesures de sécurité aux progrès technologiques.
Les méthodes de protection comprennent :
Nous avons établi une gamme complète de moyens de contrôle de sécurité pour protéger les renseignements personnels contre l’utilisation, la consultation, la modification, la copie, la destruction et la communication non autorisées, et contre la perte ou le vol.
Sur nos sites Web, des témoins ou autres mécanismes de suivi de l’information peuvent être utilisés pour améliorer les fonctionnalités ou la sécurité des sites ou pour offrir à l’utilisateur une consultation plus personnalisée du site. Il est à noter que les témoins ne peuvent, en aucun cas, accéder aux fichiers ni aux données de votre ordinateur.
Nous devons mettre à votre disposition des informations sur nos politiques et nos pratiques de gestion de vos renseignements personnels.
Nous pouvons à l’occasion apporter des changements à nos règles de protection des renseignements personnels ou à nos mesures mises en place pour veiller à la sécurité de ces renseignements. Le cas échéant, nous vous en informerons, comme l’exige la loi.
Nous vous invitons à lire notre « Déclaration au sujet des outils Internet » que vous retrouverez sur ce site.
Vous pouvez avoir accès à votre dossier si vous en faites la demande par écrit au responsable de la protection des renseignements personnels chez LSF, à son siège social. Ce droit d’accès et de modification comprend, entre autres :
Si vous voulez consulter ou vérifier des renseignements personnels ou savoir à qui nous les avons communiqués, vous pouvez nous en faire la demande. Il se peut que nous vous demandions de l’information précise pour nous permettre de chercher et de vous fournir ces renseignements. Selon la nature de votre demande, il se peut également que vous ayez à payer des frais minimes de reproduction ou de recherche, mais nous vous en aviserons d’abord. Dans certains cas, il est possible que nous ne puissions pas vous donner certains renseignements que nous détenons à votre sujet et ce, conformément à la législation applicable. Le cas échéant, nous vous informerons des raisons qui nous empêchent de vous donner accès à ces renseignements particuliers.
Vous pouvez communiquer avec nous pour nous demander des renseignements ou déposer une plainte au sujet de nos politiques et pratiques en matière de protection des renseignements personnels.
Nous nous engageons à répondre promptement et de façon précise à toutes vos questions et inquiétudes concernant la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels et nos politiques et méthodes en matière de protection des renseignements personnels.
Advenant une plainte de votre part quant l’exercice de vos droits énoncés dans le présente document, votre dossier sera pris en charge par le bureau du responsable de la protection des renseignements personnels chez LSF, lequel vous communiquera la procédure à suivre. Une enquête sera effectuée à l’égard de chaque plainte. Si cette dernière est justifiée, la situation particulière sera corrigée et nous vous en informerons. Si le problème soulevé par votre plainte requiert une modification de nos politiques et procédures, nous agirons en conséquence.
Pour toute demande ou plainte, veuillez vous adresser à nous par écrit ou nous contacter à l’adresse suivante :
Lavallée Services Financiers Inc.
Monsieur Pierre Lavallée
Responsable de la protection des renseignements personnels
343 BOULEVARD POLIQUIN Suite 204
Sorel-Tracy
J3P 7W1
450-746-0632
pierrelavallee@lavalleesf.com
L’utilisation des outils Internet sur le site Internet de LSF
Des outils Internet comme les témoins et les pixels invisibles peuvent être utilisés sur le site Internet de LSF pour améliorer nos mesures de sécurité en ligne, évaluer l’efficacité et le succès de notre site Internet et de nos campagnes de marketing, ainsi que pour offrir à nos utilisateurs en ligne une expérience en ligne plus personnalisée.
Les témoins sont des séries de données échangées entre un serveur et un fureteur afin de faciliter l’utilisation d’un site Internet et d’aider à comprendre comment le site est utilisé. Les témoins ne servent pas à extraire des données de votre disque dur et ils n’exécutent pas de programme sur votre ordinateur.
Les pixels invisibles sont de petites images transparentes incrustées dans des pages Web qui, de concert avec les témoins, contribuent à donner à l’exploitant du site des renseignements sur l’utilisation et l’efficacité du site. La plupart des témoins que nous utilisons sont considérés comme des témoins « volatils », c’est-à-dire qu’ils ne sont pas enregistrés sur votre disque dur mais sont seulement disponibles pendant la durée de la session (jusqu’à ce que vous fermiez votre session ou votre fureteur).
Le site Internet de LSF qui ont besoin d’authentification peuvent utiliser les témoins pour contribuer à protéger vos comptes contre les utilisateurs non autorisés. Ceux-ci aident à maintenir l’intégrité de la session et permettent une sécurité accrue, faisant en sorte de bloquer les tentatives non autorisées d’accéder à votre compte.
LSF ou ses fournisseurs de services peuvent utiliser les témoins et les pixels invisibles pour évaluer l’utilisation et la fonctionnalité de notre site Internet. Les pixels invisibles peuvent être utilisés sur le site Internet de LSF et dans les publicités afin de mieux personnaliser nos sites et d’offrir une expérience client améliorée. LSF utilise aussi ces renseignements pour compiler des données sur l’utilisation des sites et les habitudes. Par exemple, LSF peut constater combien de fois on clique sur un lien ou une publicité ou le succès d’une formule de demande en ligne. Les renseignements recueillis au moyen des témoins et des pixels invisibles sur le site Internet de LSF servent à évaluer le rendement et la fonctionnalité des sites. Les renseignements peuvent inclure les pages visitées, le type de fureteur utilisé, le niveau de chiffrement supporté par votre fureteur, votre adresse de protocole Internet (IP) ainsi que le site Internet qui vous a orienté vers celui de LSF.
Le site Internet de LSF peut aussi utiliser les témoins pour recueillir des renseignements au sujet des activités et des préférences en ligne, comme, par exemple, les pages Internet visitées, la durée des visites et les téléchargements réussis. Ces renseignements peuvent être utilisés avec d’autres afin :
Les témoins constituent une technologie courante, et de nombreux fureteurs ont pour valeur implicite d’accepter automatiquement les témoins. Vous pouvez configurer votre fureteur pour qu’il vous avise lorsqu’un témoin est établi, pour vous donner la possibilité de décider si vous voulez l’accepter.
Si vous décidez que vous ne souhaitez pas recevoir de témoins, consultez l’aide en ligne de votre fureteur pour des instructions et des renseignements sur l’établissement des préférences en matière de témoins. Vous pouvez aussi configurer votre fureteur pour qu’il rejette immédiatement les témoins. Si vous sélectionnez cette option, vous pouvez continuez de naviguer sur les sites de LSF; vous devez toutefois savoir que certaines caractéristiques du site peuvent ne pas fonctionner correctement sans les témoins.
Afin d’assurer l’intégrité de la session et d’assurer sa sécurité, nous vous proposons d’accepter les témoins.
Le site a pour objet de mieux faire connaître les produits et services que nous pouvons vous offrir et vous renseigner sur les produits et services disponibles par l’entremise de nos partenaires. Il est à noter que tous les produits et services mentionnés dans le présent site sont assujettis aux conditions des contrats qui les régissent.
Bien que les renseignements qu’on y présente proviennent de sources sûres, nous n’offrons aucune garantie quant à leur exactitude ou à leur exhaustivité. Ces renseignements peuvent d’ailleurs être modifiés sans préavis.
Nous vous invitons à communiquer avec nous afin de déterminer les produits et services qui correspondent le mieux à votre situation financière.
Les commentaires émis dans ce site sont de nature générale et ne doivent pas être considérés comme des conseils ou recommandations.
Les renseignements contenus dans ce site sont de nature générale et ne doivent pas être interprétés comme étant des conseils juridiques, ni comme étant une analyse définitive de la législation relative à l’impôt, la fiscalité, aux assurances, aux fiducies ou aux successions. Pour une aide particulière à votre situation en lien avec des domaines, veuillez vous adresser à un professionnel.
N'hésitez pas à nous contacter pour toutes vos questions.
Il nous fera un grand plaisir de vous répondre.